Преимущества IP-телефонии для офиса — как выбрать провайдера и выгодно пользоваться

Panasonic KX-TGP600

Небольшой телефон SIP модели Panasonic KX-TGP600 является оптимальным решением для маленького офисного помещения или для дома. Девайс функционирует как с IP провайдером, так и с городскими линиями. Максимум локальных линий – восемь, как и максимум для подсоединения трубочек – восемь. Предполагается возможность расширить территорию работы базы, используя репитер. Нужно сказать о таких полезных нюансах:

• Подавлении эха.
• Работе с гарнитурами.
• Записной книжке на пятьсот контактов.
• Поддержке голосовых опций дополнительно.

Автономно аппарат может работать до одиннадцати часов, что является приемлемым показателем для дешевых телефонов. Девайс работает в радиусе 300 м. База выглядит как компактная коробка, оснащенная рядом индикаторов и разъемов, все данные высвечиваются на трубочке без провода с цветным дисплеем. В общем, техника является подходящим вариантом для небольшого офиса или дома, где живет не много человек.

Основные преимущества IP-телефонии

В интернете очень активно обсуждается IP-телефония. Кто-то говорит, что она ничем не помогает, а другие рекомендуют подключить. Давайте разберемся, в чем же основные преимущества IP-телефонии и стоит ли действительно ей воспользоваться.

При использовании IP телефонии значительно экономятся средства на телефонной связи, тарифы на международную и междугороднюю связь значительно дешевле аналогичных тарифов у обычных операторов, к тому же цена минуты разговора по местным номерам не сильно отличается от обычных сетей. Помимо экономии на самих телефонных звонках, вы так же экономите на установке телефонных сетей внутри офиса и покупке оборудования для АТС и покупке номеров телефонов для АТС. Для мини АТС достаточно одного виртуального многоканального номера.

Использование виртуального номера телефона позволяет выбрать любой регион номера телефона, без необходимости физически там находится. Удобная переадресация на любые телефоны, софтфоны, а так же на Skype и Gtalk, уменьшать счета за внутрикорпоративную связь. Вот еще несколько преимуществ, которые вы почувствуете, если подключите услуги IP-телефонии:

• Экономия средств.
• Полная конфиденциальность.
• Увеличение числа линий без лишних затрат;
• Доступна как для физических, так и юридических лиц;
• Выход на международный рынок.

IP телефония эффективная и экономичная замена обычной проводной и мобильной связи, с огромным количеством преимуществ. В отличие от обычной связи, она очень быстро подключается и настраивается, гибкость настройки позволит за считанные часы подключить всех сотрудников офиса к телефонной линии с минимальными затратами.

К тому же, при использования Ip телефонии, нет необходимости находится постоянно в офисе, с помощью удобных программ и приложений для обычных компьютеров, смартфонов и планшетов, можно всегда и везде оставаться на связи, при наличии интернета, а при правильно настроенной переадресации на мобильные номера и без интернета.

Cisco SPA303-G2

Телефон SIP этой модели – это технологичное устройство, подходящее для использования в офисах и в домашних условиях. Основное преимущество заключается в том, что он изготовлен знаменитым брендом, который специализируется на изготовлении сетевой техники.

Устройство выполнено в форм-факторе обыкновенных телефонов с трубочкой на проводе, распространенным в офисах оформлением. На передней крышке можно увидеть кнопки с четким очертанием и компактный экран ЖК. Телефон VOIP Cisco SPA303-G2 обладает поддержкой дополнительного голосового функционала, определителем входящих номеров, встроенной записной телефонной книжкой (на сотню контактов). Настройка может быть удаленной с использованием защищенного соединения.

Техника подойдет бизнес-абонентам, она работает стабильно, как и все аппараты Cisco. Максимум линий, которые поддерживаются – это три, DECT не работает.

IP-телефония для бизнеса

Как было указано выше, сейчас популярность услуг виртуальных АТС сильно возрастает в сфере бизнеса. И не удивительно, ведь благодаря виртуальным АТС клиенты могут телефонизировать сразу несколько рабочих мест, создавая при этом между ними бесплатную связь. Кроме того, у них появляется возможность переадресации и перенаправления виртуальных звонков.

Стоит отметить также то, что на базе виртуальных АТС имеются горячие линии, которые могут одновременно принимать более сотни звонков от клиентов. Бизнес-абоненту потребуется лишь подписать для этого соответствующий договор с выбранным определенным SIP провайдером, а также настроить необходимое оборудование.

Однако, компаниям и предпринимателям не нужно самостоятельно приобретать дорогостоящее оборудование, офисные АТС или дорогие платы расширения, поскольку всю работу на себя берет провайдер IP-телефонии, который и предоставляет оборудование.

Сейчас на рынке имеется огромное количество провайдеров IP-телефонии, предоставляющих огромное количество возможностей и услуг своим клиентам. Одной из наиболее популярных считается компания Задарма, которая пользуется большим спросом среди бизнес-клиентов. Она отличается следующими особенностями:

• Низкая стоимость услуг связи, в сравнении с мобильными и городскими телефонами;
• Предоставляются многоканальные номера, с которых клиенты могут принимать более десятков и сотен входящих звонков в один момент;
• Имеется возможность беспрепятственного расширения, поскольку данный провайдер подходит как для небольших организаций, так и для более крупных компаний;
• Имеется возможность подключения виртуальной АТС. Виртуальная АТС – это огромный программный комплекс, предназначенный для обработки вызовов, в который входит более десятка различных функций. В их числе распределение вызовов, запись разговоров и множество других функций, которые могут быть полезны в бизнесе.

Ниже представлена таблица с наиболее популярными провайдерами ip-телефонии.

Panasonic KX-TGP500

Этот телефон актуален для абонентов, звонящих как дома, так и в офисной обстановке. Основной плюс заключается в том, что модель разработал популярный бренд, которые уважает множество пользователей. Эта техника поддерживает телефонию SIP, подключается к местным сетям. Прибор имеет три составных блока:

• База (стационарная).
• Стакан с зарядкой.
• Трубка (беспроводная).

Телефон айпи этой модели поддерживает различные полезные опции, генерирует приятные для слуха звуки, а еще экономит трафик связи. Чтобы делать местные вызовы, используйте местное подключение, а для междугородней связи – протокол SIP. Panasonic KX-TGP500 функционирует на 8 аккаунтах и на трех линиях. Чтобы настроить аппарат, можно применять веб-интерфейс. Номера хранятся в телефонной книге, которая встроена в память.

Еще одно преимущество – это возможность подключить другие трубки, что полезно и в офисных, и в домашних условиях.

Критерии выбора

Специалисты советуют на что обращать внимание, чтобы не допустить ошибки при выборе сервиса IP-телефонии. 1

Стоимость

1. Стоимость.

На формирование цены оказывают влияние следующие факторы:

• стоимость подключения;
• абонентская плата;
• число абонентов, включенных в тариф;
• стоимость каждого следующего абонента;
• интеграция с CRM;
• запись разговора;
• порядок оплаты;
• бонусы и система лояльности.

2. Дополнительный функционал:

• оформление номеров с нужными региональными префиксами, городские, международные, мобильные;
• возможность использования чужих номеров;
• голосовая почта;
• FMC;
• бесплатный тестовый период;
• открытый API;
• работа по http запросу;
• интеграция с различными CRM;
• коллтрекинг;
• виджет обратного звонка;
• бесплатная техническая поддержка.

3. Распределение звонков:

• бесплатные внутренние номера;
• звонки по разным сценариям (группы контактов);
• конференции;
• многоканальные исходящие и входящие линии;
• переадресация;
• перевод на другой сценарий при разговоре;
• адресная книга;
• автопроверка по региону, шаблону.

4. Автоматизация приёма входящих вызовов с моментальным соединением с последним абонентом.

5. Правила обработки входящих звонков по сценарию с графиком работы и списком номеров под конкретный вариант.

6. Интеграция с CRM для упрощения поиска и набора звонка из любого раздела – карточки сделки или клиента, истории звонков или панели задач.

7. Индивидуальный подход с предоставлением персонального менеджера, тренера, уведомлений о событиях и пр.

Топ-5 причин подключить услуги IP-телефонии

Экономия – это далеко не все, за что ценят и хвалят IP-телефонию. Мы нашли много причин для того, чтобы начать ею пользоваться. Вот основные из них:

Телефонию можно быстро подключить и настроить

Для работы с IP-телефонией не нужно нанимать специалистов, покупать дорогое оборудование, долго обучать сотрудников и протягивать провода. Некоторые провайдеры даже предусматривают использование Android-смартфонов. В этом случае достаточно просто установить их приложение.

Кроме того, вам понадобится всего несколько минут, чтобы настроить все нужные функции и адаптировать телефонию под ваш бизнес. Вы сможете вести черные и белые списки, использовать переадресацию, задать алгоритм распределения вызовов и включить другие полезные опции, которые входят в ваш тарифный план.

Она может интегрироваться с CRM-системой

Заранее уточните, с какими провайдерами телефонии интегрируется ваша CRM-система. После настройки интеграции вы сможете объединить в ней информацию о заказах и звонках. В РемОнлайн, например, это дает возможность совершать онлайн звонки и видеть карточку клиента во время разговора (имя, номер, историю его покупок и обращений). Сотрудники сразу будут понимать кто и по какому поводу им звонит.

С ней вы не будете привязаны к офису

В современных АТС номер компании не привязан к конкретному адресу или рабочему месту. Это облачный сервис, которым можно пользоваться откуда угодно: из дома, поезда, ресторана или такси. Главное, чтобы был интернет.

Так вы сможете контролировать бизнес-процессы, обрабатывать больше заявок, всегда быть в курсе событий и избежать проблем при переезде в другой офис.

Телефония может развиваться вместе с вашей компанией

Если вы нанимаете новых менеджеров или открываете еще одну мастерскую, достаточно перейти на подходящий тарифный план с нужным количеством сотрудников, номеров и функций. Не нужно заново продумывать архитектуру линий и покупать дополнительное оборудование. Это очень удобно.

Вы сможете использовать многоканальную связь

Она нужна для того, чтобы одновременно принимать несколько вызовов на один номер. АТС будет видеть звонки и сразу направлять их на телефоны свободных сотрудников. Так клиентам будет проще к вам дозвониться.

Как видите, телефония – очень полезная штука. Она поможет вам решить много важных задач. Подробнее о них расскажем в следующем пункте.

Оборудование для IP телефонии

Обратите внимание! Обеспечить качественную работу IP-телефонии в офисе можно путем использования только профессионального сетевого оборудования, которое способно стабильно функционировать даже при больших нагрузках. Для телефонизации рабочих мест используется следующее оборудование:

Для телефонизации рабочих мест используется следующее оборудование:

• Персональные компьютеры и ноутбуки, на которых установлены программные IP телефоны;
• IP-телефоны. Наиболее простым считается Grandstream GPX1610, который оснащен проводной трубкой, телефонной книгой, системой громкой связи и разъемами для подключения проводной гарнитуры. В случае необходимости можно также использовать более продвинутые устройства, оснащенные дополнительными панелями быстрого набора, разъемами для подключения к городской сети и так далее;
• VoIP-адаптеры – они необходимы для подключения одного или же сразу нескольких телефонных приборов, каждый из которых функционирует под личным SIP ID;
• Мобильные устройства или планшеты, на которых установлены специальные программные обеспечения.

Как увеличить продажи с помощью IP-телефонии

Любой бизнес, для того чтобы существовать, нуждается в потоке клиентов

Компании тратят много денег на рекламу, прибегают к разным маркетинговым ухищрениям, чтобы привлечь внимание клиента к себе и удержать его. Если ваши продажи уменьшаются, то вам необходима IP-телефония, которая поможет исправить вам ситуацию

А именно:

• Подключите услугу «Запись разговоров». Она вам необходимо, чтобы проконтролировать ваших менеджеров и операторов, которые работают с клиентами. Ведь очень часто из-за некомпетентности менеджеров компания теряет клиентов. А так вы сможете прослушать эти записи, проанализировать, обучить ваших сотрудников общаться с клиентами и повысите сервис обслуживания.
• IVR-меню и фоновая музыка. Очень удобно, когда вместо гудков вы слышите приятную музыку. Это повысит шансы, что клиент дождется соединение с оператором, и не бросит трубку. Также правильно организуйте голосовое меню, чтобы клиент не блуждал по нему, а быстро смог обратиться к нужному специалисту.
• Многоканальный номер. Вы сможете принимать одновременно большое количество звонков. Это означает, что меньше будет пропущенных. Ведь входящий звонок сразу будет перенаправляться на свободного оператора.

Преимущества

1. Географическая привязка отсутствует с возможностью пользоваться телефоном из любого места, где имеется доступ в Интернет. Звонки можно осуществлять через приложение, браузер или IP-телефон.
2. Очень быстрое подключение – нужно только зарегистрировать аккаунт, подключить гарнитуру и микрофон к компьютеру.
3. Отличное качество связи.
4. Быстрая масштабируемость при изменении количества абонентов с добавлением (удалением) в личном кабинете нужного числа рабочих мест и присвоением (изъятием) им кодов идентификации.
5. Возможность интеграции с любыми бизнес-приложениями или системами взаимоотношений с клиентами (CRM): Битрикс24, МойСклад, 1С, MS Office и пр. для повышения качества обслуживания.
6. Определение маршрутов и распределение входящих вызовов между свободными сотрудниками с возможностью переадресации по различным критериям.
7. Одновременный приём множества вызовов с разделением потоков по персоналу или объединением абонентов для проведения конференций.
8. Наличие виртуальных номеров для расширения географии деятельности.
9. Запись и хранение телефонных разговоров для контроля персонала и разбирательств спорных ситуаций.
10. Наличие интерактивного голосового меню для распределения входящих звонков.

Вместе с тем, при использовании IP-телефонии отмечаются отдельные недостатки:

• возникновение проблем или сбоев в мировой сети немедленно отражается на качестве, что хорошо видно при звонках по мобильному Интернету;
• для входящих вызовов компьютер должен быть всегда включен;
• повышенная стоимость на отдельных направлениях – Африка, государства СНГ;
• необходимость оплаты прямых номеров для дозвона со стационарных или мобильных аппаратов.

Что такое IP-телефония?

Часто под понятием «IP-телефония» подразумевают сервис дешевых междугородных звонков через Интернет. На самом деле бурное развитие этой услуги сыграло положительную роль в создании известности технологии пакетной телефонии. Но одновременно сыграло и отрицательную, так как породило в умах абонентов мнение о низком качестве данного вида связи. В действительности же качество телефонного разговора через Интернет и в IP-сети компании или оператора связи значительно отличается. Дело в том, что в IP-сетях голосовые пакеты передаются с помощью технологии VoIP (Voice over IP). Она преобразует звуковой поток в IP-пакеты, пересылает их по сети и выполняет обратное преобразование в звук (голос). VoIP предполагает, что IP-сеть «знает» о том, что голосовые пакеты очень чувствительны к задержкам, и поэтому передает их в первую очередь. Такое «знание» реализуется другой технологией, которая получила название Quality of Service (QoS), или качество обслуживания. Параметры QoS настраиваются системным администратором, и от них зависит, как осуществляется передача звуковых IP-пакетов. Тотальная настройка QoS может быть реализована только в IP-сети с централизованным управлением. К ним относятся компьютерные сети компаний и сети операторов связи. В Интернете уровень QoS централизованным образом настроен быть не может – там нет единого системного администратора. Отсюда и возникают случаи, когда звонок через Интернет с использованием технологии VoIP, в отсутствие настроенного QoS, бывает приемлемого или низкого качества (зависит от текущей загруженности и ширины каналов связи). Если же голосовые пакеты передаются по IP-сети с централизованной настройкой QoS, то качество голоса будет всегда высоким. Таким образом, говоря о качестве голоса в IP-телефонии, нужно всегда делать акцент на то, по какой сети (с точки зрения возможности настройки QoS) передаются голосовые пакеты.

Есть еще один нюанс. В обычной телефонии для одного голосового соединения выделяется канал с пропускной способностью 64 Kbps. В IP-телефонии голос, перед тем как будет передан по сети, сжимается с помощью специальных программ – кодеков. Когда используются кодеки G.729 или G.723, то в полосу пропускания 64 Kbps умещается больше одновременных голосовых соединений. Конечно же, это влияет на качество голоса, но не критично (например, голос, сжатый кодеком G.729, соответствует лучшему качеству сотовой связи). Зато в канале с пропускной способностью 64 Kbps мы можем одновременно установить несколько соединений, а не одно, как это возможно в традиционной телефонии. Если же говорить о повышении качества передачи голоса, то здесь IP-телефония обогнала традиционную. Например, кодек G.722 ориентирован на канал 128 Kbps. И если для звонков по локальной сети офиса включить этот кодек, то абоненты отмечают существенное улучшение качества звука по сравнению даже с цифровой связью.

Подведем некоторые итоги. В мире IP-коммуникаций VoIP – это протокол. Данным термином описывается передача голосового трафика по IP-сетям с коммутацией пакетов в противоположность технологии коммутации каналов. Если рассматривать IP-телефонию как приложение и VoIP как протокол, то возможно иметь традиционную телефонную систему, оборудованную IP-картами, которая выполняет VoIP-задачи. Эти задачи включают преобразование голосового трафика в пакеты и их передачу получателю. Это не пример IP-телефонии, а просто использование технологии VoIP в качестве транспорта. В то время как IP-телефония – это прикладной уровень.

Когда мы говорим о применении IP-телефонии в офисе компании, мы говорим о корпоративной IP-телефонии. Когда мы говорим об услуге операторов связи – мы говорим об интернет-телефонии. Когда мы думаем о качестве голоса в IP-сетях, то понимаем, что оно зависит от QoS и кодека. В табл. 1 приведены некоторые различия между этими терминами.

Сколько стоит корпоративная IP-телефония?

Точный ответ на данный вопрос зависит от конкретной ситуации

Но очень важно уметь правильно рассчитывать стоимость системы корпоративной IP-телефонии

Зачастую в таких случаях принимается во внимание только цена необходимого оборудования в момент закупки. Это не совсем верный подход

При переходе на какую-либо систему нужно включать в расчет стоимость не только самой техники, но и ее обслуживания в течение всего периода эксплуатации, тогда мы получим реальную цену. Практика доказала, что эксплуатация системы корпоративной IP-телефонии на 40–85% дешевле, чем традиционной. Закупочная же стоимость оборудования обоих видов связи примерно одинакова или может отличаться на 10–15%. Если же в компании уже существует или внедряется конвергентная сетевая инфраструктура, то переход на корпоративную IP-телефонию для нее будет дешевле по сравнению с приобретением оборудования обычной АТС.

Если рассматривать структуру стоимости традиционной и IP-телефонии, то можно выделить следующее: в первом случае – дорогая станция, а аппараты более дешевые; во втором – станция в пересчете на количество абонентов дешевая, а IP-телефоны несколько дороже цифровых. В реальных проектах часто получается сопоставимая сумма.

Способы подключения

Существуют следующие схемы передачи пакетов информации:

1. Между двумя компьютерами с выходом каждого из них в Интернет при установке необходимого программного обеспечения (софтфона), акустического оборудования или гарнитуры.

2. Между компьютером и телефоном при условии наличия в ПК IP-шлюза, звуковой карты, микрофона и аудиосистемы.

3. Между двумя телефонами с ориентацией на аналоговые системы телефонной сети (стационарные или мобильные гаджеты). Кодированный сигнал поступает на сервер АТС с последующим соединением, направлением по назначенным каналам и декодированием у адресата.

Какие возможности получают абоненты домашней IP-телефонии

• Звонить бесплатно внутри своей сети, разговаривать очень дешево по межгороду.
• Использовать выгодные тарифы для переговоров с абонентами в других странах.
• Подключать к единой системе несколько разных устройств связи в качестве равноправных SIP-клиентов.
• Переводить звонки по желанию между своими номерами (городским, мобильными, SIP URI).
• Принимать одновременно несколько разных вызовов (по многоканальному номеру), если подключена Виртуальная АТС.
• Включать в свою систему аккаунты членов семьи и друзей, раздав им номера и почтовые адреса. Эти абоненты также будут звонить через интернет по любым устройствам бесплатно внутри сети и пользоваться выгодными тарифами исходящих звонков.
• Устраивать конференции между подключенными пользователями, оплачивая при этом только звонки на городские стационарные номера через внешних операторов связи.

Варианты подключения к оператору связи

Рассмотрим способы подсоединения к оператору телефонной связи – виды каналов связи. Для компаний малого бизнеса их существует три: аналоговый, цифровой и VoIP. Аналоговое подключение – это наиболее старая технология, однако и самая распространенная в нашем регионе. Так подключен домашний телефон – один двухжильный медный провод, по которому подается один номер и может вестись только один разговор. Цифровой метод соединения (к примеру, ISDN, E1) позволяет в одной «паре» проводов получить несколько номеров и вести одновременно несколько разговоров. VoIP – это подключение к оператору связи по IP-каналу (обычно Ethernet или DSL), и так же, как и в цифровом варианте, дает возможность получить несколько номеров и одновременных разговоров. В табл. 2 приведено сравнение вариантов.

Согласно прогнозам развития телекоммуникационного рынка локальные операторы связи следуют общемировым тенденциям в отношении предоставления телефонного соединения по IP-каналам – VoIP. Одна из основных причин, по которой они стремятся подключить клиентов IP-сети, заключается в том, что за счет использования единой мультсервисной сетевой инфраструктуры операторы могут в одном канале связи (в одном проводе) предоставить больше услуг по более низкой себестоимости: телефония, Интернет, видеотелефония, мультимедийные конференции и т. д. Это значит, что запрос на подключение к телефонии у таких операторов по VoIP-каналу обычно ниже, чем по традиционному. А с точки зрения расширения количества телефонных линий и стоимости звонков, то, как мы видим из табл. 2, VoIP-каналы позволяют нам больше экономить на междугородных и межофисных звонках и при этом сохранять номер при переездах из офиса в офис.

Этапы подключения и настройки офисной телефонии

Для подключения офисной телефонии подписывается договор с выбранным пользователем IP-оператором. Затем клиенту выдается аккаунт, к которому подключен его личный кабинет. Если телефония используется в качестве замены городского или мобильного телефона, клиенту выдается виртуальный номер, а услуги АТС не подключаются.

В случае, если телефония используется в рамках виртуальной АТС, то в офисе устанавливаются специальные телефонные аппараты, которые подключены к виртуальной телефонной станции. Каждому рабочему месту выдается личный SIP ID.

Второй способ отличается от первого тем, что он предусматривает дополнительную настройку АТС. В ней формируются пользователи в виде их личного пароля и SIP ID. Затем эти же данные указываются в IP-телефонах и софтфонах на рабочих местах клиентов. А в самой виртуальной АТС производится настройка распределения звонков внутри компании, создаются группы абонентов, настраиваются правила переадресации и так далее.

При необходимости может также быть настроено голосовое меню, которое встречает абонентов в процессе дозвона к организацию или компанию. После того, как виртуальная АТС и рабочие места будут настроены, офис будет готов к приему виртуальных вызовов.